Firmas automáticas en Microsoft 365 (Exchange Online)
Aprende cómo aplicar firmas y disclaimers corporativos a nivel de servidor mediante Reglas de flujo de correo (Transport Rules) en el Centro de Administración de Exchange.
Firma en el servidor
Se anexa automáticamente al enviar desde cualquier dispositivo (móvil, Outlook, web o tablet) sin que el empleado tenga que configurar nada.
Variables de Entra ID
Puedes reemplazar nombres y teléfonos por comodines como %%DisplayName%% o %%PhoneNumber%% para toda la compañía.
HTML Email-Safe
Exchange rechaza estilos externos y CSS embebido. Nuestro código con estilos inline y tablas es 100% compatible con Microsoft 365.
Paso a paso: Configurar la regla en Exchange Online (EAC)
- Accede al Centro de Administración de Exchange (EAC) en admin.exchange.microsoft.com con una cuenta de administrador.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Flujo de correo (Mail flow) > Reglas (Rules).
- Haz clic en Agregar una regla (+) > Aplicar renuncias de responsabilidad (Apply disclaimers).
- Asigna un nombre a la regla (ej: "Firma Corporativa General") y define la condición: El remitente está ubicado > Dentro de la organización.
- En la sección Haga lo siguiente, selecciona Aplicar una renuncia de responsabilidad al mensaje > Anexar una renuncia (Append the disclaimer).
- Pulsa en Escriba el texto y pega el código HTML generado con nuestra herramienta.
- Selecciona la acción de reserva (ej: Encapsular o Omitir si hay problemas de cifrado) y guarda la regla.
Comodines / Variables dinámicas en Microsoft 365
Si deseas que una misma regla sirva para todos los empleados de la organización extrayendo sus datos de Microsoft Entra ID (Azure AD), puedes reemplazar los datos en el código HTML por estos comodines:
| Variable Exchange | Campo equivalente en Microsoft 365 |
|---|---|
| %%DisplayName%% | Nombre completo del empleado |
| %%Title%% | Cargo o puesto de trabajo |
| %%Department%% | Departamento o división |
| %%Company%% | Nombre de la empresa |
| %%PhoneNumber%% | Teléfono de oficina |
| %%MobileNumber%% | Teléfono móvil corporativo |
| %%Email%% | Dirección de correo electrónico |
⚠️Limitaciones nativas de Exchange Online a considerar:
- Los usuarios no ven la firma en pantalla mientras redactan el mensaje (se estampa al salir del servidor).
- En conversaciones con múltiples respuestas, Exchange suele colocar la firma al pie del último mensaje del hilo.
- Las imágenes (logos y banners) deben estar alojadas en servidores web HTTPS públicos, no como adjuntos locales.